Sessions Parallèles 3

L'université de Mons (UMONS) s'est engagée récemment dans la formalisation et le renforcement de son système qualité, nommé SEQUOIA, soit « Système Évolutif de la Qualité à l'UMONS : Optimisation, Intégration et Amélioration ». Au niveau symbolique, le séquoia représente la puissance, la force et la longévité. Notre SMQ s'est récemment doté d'un document global explicitant la démarche qualité, de sa version électronique et d'une procédure de suivi de ses plans dans une logique de bouclage PDCA, outillée par une application « maison ». Cette dernière, nommée SEQUOIA'APP, a pour but de permettre un suivi efficace et rapide de l'ensemble des plans d'action existants au sein de l'institution. En lien avec sa croissance, l'université fait face à une augmentation du nombre de projets et de plans d'action. Ceci engendre plusieurs défis : le maintien d'une vision d'ensemble accompagnée d'une communication efficiente. Dans l'idéal, chaque plan d'action doit être arrimé aux objectifs de l'institution pour établir le lien de soutien du plan à la stratégie. Dès lors, tous les plans d'action transversaux ont été identifiés et leurs actions ont été associées à une ou plusieurs lignes fortes de la stratégie institutionnelle. Ensuite, le service EQuIP (Études, Qualité, Indicateurs et Pilotage), en collaboration active avec les services informatiques, a mis en place dans le même temps une nouvelle procédure et son outil, SEQUOIA'APP, dont l'objectif est de monitorer comment chaque action évolue et converge vers les objectifs de la stratégie institutionnelle et, plus fondamentalement, de montrer que chacun participe à l'effort collectif pour la mise en œuvre de la stratégie de l'institution. Dans cette communication, nous présenterons la démarche mise en œuvre, qui, en partant de l'arrimage des plans d'actions aux objectifs stratégiques a permis la mise en place de cette nouvelle procédure, et le résultat concret après quelques mois d'usage. Le suivi des projets est maintenant présenté environ toutes les six semaines à la Commission de la Gestion et de la Qualité (CGQ). Il s'agit du lieu où il est donné aux collègues l'opportunité de partager une fierté, une difficulté ou un nouvel état d'avancement en lien avec leurs actions. Ce partage permet de faire remonter des informations et d'éventuellement discuter de points bloquants afin d'y trouver une solution collégialement. Ce qui est présenté en CGQ est ensuite encodé dans SEQUOIA'APP pour fermer la boucle. Le mot d'ordre retenu est « Keep it simple. Check it later. ». Les utilisateurs de l'application sont régulièrement sollicités pour implémenter d'éventuelles améliorations. Le suivi des projets et des actions n'est réalisable que grâce à une implication constante des collègues. C'est pourquoi il est impératif de construire et de pérenniser la connaissance et l'adhésion de l'ensemble de la communauté à ce nouveau processus et ce nouvel outil. En conclusion, la présentation abordera les modifications positives engendrées par le processus, celui-ci amenant implicitement vers des « bonnes pratiques » dès la rédaction des plans et des projets d'actions.